本书是秘书学领域权威专家杨剑宇教授秘书学系列丛书中的一本，本书介绍了秘书常用的职业英语，如接听电话、接待来访、安排上司工作日程和商务旅行、处理邮件、筹办会议、会展、礼仪、电传和传真、秘书工作中新媒体的应用、拟写社交书信、贸易信函、经济合同，包括如何用英文写简历、应聘面试等等，内容丰富、生动、具体、实用，并且帮助读者由浅入深地训练听、说、读、写、译的能力，基本掌握这一职业英语，使你在竞争这一职位时具有明显优势，能适应和胜任这一职位，并有助于你日后的发展。本书可供秘书学专业，包括涉外秘书和相关专业作为教材,也可作为广大在职秘书人员自学和实践使用的指导书。
杨剑宇 1947年生，1982年毕业于华东师范大学历史系（77级）。曾任上海外国语大学对外汉语系主任、教授。兼任教育部全国考委文史专业委员会委员、教育部全国高校教师培训中心特聘教授、哈尔滨市政府特聘专家、苏州大学等20多所高校的客座教授、兼职教授，享受国务院政府特殊津贴。研究领域为中国史、国外汉学、秘书学。出版专著、合著、教材等共48种，发表论文160多篇。专著有《中国历代帝王录》、《中国历代宰相录》、《中国秘书史》（获国家级奖）等；秘书学方面的教材有《秘书学概论》、《涉外秘书概论》、《秘书实务》、《涉外秘书实务》、《秘书英语》、《秘书礼仪》、《秘书和公共关系》等。论著中有十多种获国家级、省部级奖；有的著作畅销海内外，论文被权威性文献收录。曾受聘为总主编，组织编写出版本科教材30余种。
前言…………………………………………………………………1
UNIT 1 Making and Answering Telephone
接打电话………………………………………1
1.1 Answering an Acquaintances Phone 接听熟人电话………………………1
1.2 Answering a Strangers Phone 接听陌生人电话…………………………………………2
1.3 Call Transferring 转接电话…………………………………………………4
1.4 Answering the Phone for Your Boss 上司不在或为上司挡驾的电话………………5
1.5 Leaving and Taking Messages 电话留言和记录……………………8
1.6 When the Telephone Line is Busy 电话占线………………………………………………14
1.7 Handling Calls of Wrong Numbers 接到拨错的电话和拨错电话后………………………15
1.8 International Telephone 国际电话………………………………………………18
1.9 Making and Answering Telephone Calls by a Secretary 秘书如何接打电话………………28
UNIT 2 Reception
接待…………………………………………………35
2.1 Making Appointments 安排约见………………………………………………35
2.2 Changing an Appointment 改变约见………………………………………………39
2.3 Receiving Visitors with an Appointment 接待有约而来者…………………………42
2.4 Receiving Visitors without an Appointment 接待无约而来者…………………45
2.5 How to Make Visitors Wait 请来客等候……………………………………………51
2.6 Declining Visitors for Your Boss 挡驾……………………………………………………54
2.7 Reception Timetable 接待表…………………………………………………56
2.8 How to Receive Visitors 如何接待来客…………………………………………58
2.9 How to Make Appointments 如何安排约见…………………………………………61
UNIT 3 Arranging Schedules and Business Trips for Your Boss
上司工作日程和商务旅行安排……………66
3.1 Arranging Schedules 工作日程安排…………………………………………66
3.2 Arranging Business Trips 商务旅行安排…………………………………………69
3.3 Booking Airplane Tickets 预订机票………………………………………………73
3.4 Enquiring about Railway Tickets 询问火车票……………………………………………80
3.5 Booking Hotel Rooms 预订宾馆房间…………………………………………81
3.6 On the Journey 旅途中…………………………………………………90
3.7 Appreciation Letters 感谢函…………………………………………………96
4.1 Meeting Announcements 会议通知………………………………………………98
4.2 Meeting Schedules 会议日程表……………………………………………103
UNIT 4 Arranging Meetings
安排会议……………………………………………98
4.3 Useful English Words in Conference 会议服务中常用英语………………………106
4.4 Meeting Minutes 会议记录………………………………………………108
4.5 How to Prepare an Agenda 如何制定议程…………………………………………113
UNIT 5 Secretarial Work in Conference and Exhibition
会展中的秘书工作…………………………………118
5.1 The Secretarial Work Before the Meeting 会展前的秘书工作………………118
5.2 Communication and Coordination in the Exhibition 会展中的沟通与协调………120
UNIT 6 Mails， Telexes and Faxes
处理邮件和电传、传真………………………………138
6.1 Registration of Incoming Mails 收到邮件登记…………………………………………138
6.2 Registration of Expected Mails 将要收到邮件登记……………………………………139
6.3 Preparing Mail Digest 邮件摘要………………………………………………140
6.4 Forwarding of Mails 邮件转送………………………………………………141
6.5 Mail Routing Slip 邮件传阅………………………………………………142
6.6 Telexes 电传……………………………………………………143
6.7 Faxes 传真……………………………………………………154
6.8 How to Deal with Incoming Mails 如何处理收到的邮件…………………………………155
UNIT 7 How to Write English Letters
英文信函的写法……………………………………160
7.1 An Example 普通英文信函举例……………………………………160
7.2 The structure of an English Letter 普通英文信函的结构…………………………………161
7.3 Business Letters 英文商务信函…………………………………………167
7.4 Format of English Letters 英文信函的格式………………………………………171
7.5 The Envelope 英文信封的写法………………………………………175
UNIT 8 Etiquette in Social Occasions
社交礼仪……………………………………………179
8.1 Meeting the Office Staff 与办公室同事打招呼…………………………………179
8.2 Etiqutte in Visiting and Reception 拜访与接待礼仪………………………………………187
8.3 Etiqutte in Banquet 宴请的礼仪……………………………………………194
8.4 The Relationship Between Etiquette and Secretarial Work 礼仪与秘书工作的关系……198
8.5 The Principle in the Implementation of Etiquette 礼仪施行的原则…………………202
UNIT 9 Letters in Socialization
常用社交类英文信…………………………………210
9.1 Invitations and Replies 邀请与答复……………………………………………210
9.2 Appreciation Letters 感谢信…………………………………………………215
9.3 Congratulation Letters 贺信……………………………………………………217
9.4 Condolence Letters 慰问信…………………………………………………219
UNIT 10 Business Letters （Ⅰ）
商务信函（一）………………………………………222
10.1 Enquiry and Offer 询价和报价信…………………………………………222
10.2 Order 订购信…………………………………………………228
10.3 Shipment 装运……………………………………………………231
10.4 Payment 付款信函………………………………………………234
UNIT 11 Business Letters （Ⅱ）
商务信函（二）………………………………………244
11.1 Trade Contract 贸易合同………………………………………………244
11.2 Claims 索赔……………………………………………………251
11.3 Settlement of Claims 理赔……………………………………………………255
UNIT 12 The Usage of New Media in Secretarial Work
新媒体在秘书工作中的应用……………………………………………260
12.1 A Survery by New Media 通过新媒体做调查……………………………………260
12.2 Made a Vote on Weibo 通过微博投票…………………………………………261
12.3 Perfecting Related Content of WeChat Public Number for the Company 完善企业微信公众号的相关内容……………………262
12.4 Contacted Mary Working in the Poll Company 联系投票链接公司联系人………263
12.5 Sorting Files 整理文件………………………………………………265
UNIT 13 Application for an Secretarial Job
如何应聘涉外秘书职位……………………276
13.1 Writing Application Letters 写应聘信………………………………………………276
13.2 Writing a Resume 写简历…………………………………………………284
13.3 Job Interview Skills 求职面试技巧…………………………………………290
13.4 Interview Dialogues 面试对话………………………………………………298
13.5 Testing Ones Skills 技能测试………………………………………………308
13.6 After the Interview 面试后…………………………………………………311
13.7 How to Prepare for an Interview 如何为面试作准备……………………………………313
参考文献…………………………………………………………319
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